Primeros pasos

¡Bienvenido/a a Todoist!

Primeros pasos

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Esta guía te ayudará a aprender las funciones básicas de Todoist y a comenzar con este sencillo sistema de gestión de tareas para mantenerte organizado/a y al tanto de lo que necesitas hacer.

Aprenderás a utilizar Todoist para:

  • Hacer seguimiento a todo lo que necesitas llevar a cabo
  • Organizar y progresar en tus proyectos más ambiciosos
  • Planificar tu día para maximizar la concentración y la productividad

Empecemos, ¿no?

Hazle seguimiento a tus tareas

Hoy en día se sabe que nuestro cerebro está diseñado para repasar continuamente las tareas que tengamos pendientes. Esto es útil si tienes que trabajar en una sola cosa, no tanto si tienes más de 30 tareas que necesitan tu atención.

Por esta razón, el primer paso para organizar tu trabajo y tu vida es sacar todo lo que tienes en tu cabeza y ponerlo en listas de tareas. Desde ahí puedes empezar a organizar y priorizar para saber exactamente en qué centrarte y cuándo hacerlo.

Añade nuevas tareas

Para añadir una nueva tarea a Todoist, simplemente haz clic en el + o utiliza el atajo de teclado Q para abrir la ventana de tarea nueva. Escribe el nombre de tu tarea y presiona Enter.

También te sugerimos descargar nuestras aplicaciones para Mac, Windows, iOS, Android y más para que puedas añadir tus tareas a Todoist en el momento que quieras, sin importar dónde estés.

Fechas y horas de vencimiento

Si sabes que debes completar tu tarea un día específico, escribe una fecha y/u hora de vencimiento junto a su nombre.

Consejo Todoist:

Todoist reconocerá y añadirá automáticamente la fecha de vencimiento. De esta manera, podrás añadir tareas en nuestras aplicaciones móviles de forma rápida. Si Todoist reconoce un parámetro de fecha automáticamente pero no quieres que se introduzca como fecha de vencimiento, solo haz clic o toca el texto resaltado.

due date

También puedes añadir fechas de vencimiento periódicas a tus tareas como todos los 1, cada 2 semanas empezando 1 junio o cada lunes. Cuando completas una tarea periódica, la fecha de vencimiento se restablece automáticamente. Así no te olvidarás de hacerlo la próxima vez. Es perfecto para acordarte de todo, desde pagar el alquiler hasta enviar informes trimestrales.

repeating due date

Crea subtareas

Trata de hacer que tus tareas sean concretas y manejables, cosas que puedas lograr en una hora o menos. "Crear mi propia compañía de software" es demasiado abrumador, vago y fácil de posponer. "Lluvia de ideas de 25 posibles nombres para la compañía" o "Llamar a Julián para que me recomiende un abogado" son pasos más fáciles de seguir y que puedes comenzar a hacer sin pensarlo demasiado.

Puedes añadir esos pequeños pasos como subtareas con una tarea madre o raíz. Simplemente arrastra y suelta la tarea a la derecha de la tarea raíz y se convertirá en subtarea.

De hecho, algunas de tus tareas pueden llegar a tener tantas subtareas que quizá quieras convertirlas en proyectos...

Organiza tus proyectos

Los proyectos te ayudan a organizar tus tareas en listas independientes. Tu Todoist viene con una lista de proyectos estándar para empezar, pero tú puedes crear, eliminar, renombrar, editar y asignar colores a tus proyectos según tu preferencia.

edit project

Crea nuevos proyectos

La mayoría de los usuarios consideran útil separar sus tareas en proyectos generales como Trabajo y Personal. Más adelante, crean nuevos proyectos Todoist para cosas más ambiciosas o de largo plazo en las que estén trabajando. Por ejemplo:

  • Si eres profesor/a, puedes crear un proyecto para preparar cada clase.
  • Si eres desarrollador/a de software en un entorno ágil, puedes crear un proyecto nuevo para hacerle seguimiento a cada sprint en la que estás trabajando.
  • Si trabajas en marketing, puedes crear un proyecto para cada nueva campaña que planeas lanzar.
  • Si eres freelancer, puedes crear un proyecto para cada uno de tus clientes. (Puedes incluso compartir esos proyectos con ellos).
project examples

Para crear un proyecto nuevo, haz clic en Añadir proyecto bajo la lista completa de proyectos. Escribe el nombre de tu proyecto, selecciona un color para diferenciarlo y presiona Enter.

Planifica tus proyectos

Para empezar, intenta mantener tu lista de proyectos tan simple como sea posible. Eso hace más fácil saber a dónde pertenecen las tareas, y te ayuda a centrar tu tiempo y energía en un pequeño número de proyectos importantes por vez. Puedes añadir más proyectos en cualquier otro momento.

Por cada proyecto nuevo que crees, pregúntate cuáles son los pasos que debes seguir para avanzar. Tampoco te preocupes mucho por tener todo listo y perfecto al principio, pues podrás añadir pasos más adelante, a medida que se te ocurran. Añade cada paso como una tarea nueva en tu proyecto.

Para comenzar, identifica el primer paso en concreto que necesitas seguir para progresar en el proyecto. Arrástralo y suéltalo en la parte superior de la lista de tareas de ese proyecto.

Consejo Todoist:

Puedes añadir una tarea en un proyecto particular escribiendo # en el campo del nombre de la tarea. Todoist te mostrará automáticamente una lista de todos tus proyectos y refinará los resultados a medida que escribes el nombre del proyecto. Este atajo es muy útil para añadir tareas rápidas desde dispositivos móviles.

Tu bandeja de entrada

¿No sabes dónde poner una tarea nueva? Añádela a tu bandeja de entrada primero y decídelo más tarde. Tu bandeja de entrada actúa como una lista predeterminada para las tareas que todavía no tienen proyecto o para las tareas que no están relacionadas con ningún proyecto específico. Cuando estés listo/a, simplemente arrastra y suelta esas tareas en el proyecto apropiado.

Ahora que tienes un plan concreto y manejable para abordar tus proyectos y objetivos, vamos a echar un vistazo a cómo puedes convertir tus planes más ambiciosos en una lista organizada de tareas diarias.

Planifica tu día

El simple hecho de poner en orden tus tareas puede ser un gran alivio cuando te sientes agobiado/a.

Pero el verdadero poder de Todoist está en ayudarte a planificar cómo empleas cada día para garantizar un progreso continuo en lo que es realmente importante para ti.

Hoy y Próximos 7 días

Tus vistas de Hoy y Próximos 7 días te permiten ver las tareas de todos los proyectos para hoy y la próxima semana. Esta es la sección de Todoist donde pasarás la mayor parte del tiempo.

Tu vista de los Próximos 7 días hace que planificar tu semana con antelación sea muy fácil. Mucha gente reserva media hora del domingo o del lunes por la mañana para revisar las actividades de la semana y decidir qué tareas completar cada día.

next 7 days

Tu vista de Hoy te permite concentrarte más fácilmente en las cosas correctas. En cualquier momento del día puedes revisar la lista de Hoy para saber cuál es tu próxima tarea. Incluso puedes imprimir tu lista de actividades diarias para tenerla en tu escritorio como referencia.

Consejo Todoist:

Es posible visualizar y planificar tus tareas con gran antelación. Simplemente escribe el número de días que quieres ver (por ejemplo, 30 días) en la barra de 'Buscar rápido' en la parte superior de Todoist.

view tasks for the next 30 days

Prioriza tus tareas

La mayoría de la gente cree que es difícil mantener una lista de tareas porque sobrestiman cuánto pueden lograr en un día y no priorizan sus tareas.

Por eso hemos ideado estos 3 principios que te ayudarán a planificar tu día con Todoist:

  • No todas las tareas son iguales

    Es fácil dejar que las reuniones, los emails y otras pequeñas tareas urgentes ocupen tu día. Esto hace que tareas más grandes e importantes tengan que posponerse para el día siguiente. Tomarse un tiempo para identificar las tareas importantes antes de sentarte a trabajar puede ayudarte a invertir tu tiempo y energía donde tenga el mayor impacto. Esta es una forma fácil y rápida de hacerlo:

    Al inicio de cada jornada, pregúntate: ¿Qué necesito terminar para sentirme satisfecho/a con lo que he logrado al final del día?

    Elige un máximo de 3 tareas importantes por día, ponles fecha de vencimiento para Hoy (si no están ya programadas) y márcalas con una banderita roja de Prioridad 1. Eso las mantendrá en la parte superior de tu lista de tareas para Hoy.

    define priorities
  • Haz tus tareas más importantes a primera hora de la mañana

    Ahora que sabes las 3 cosas que debes lograr hoy, es momento de hacerlas. Numerosos estudios han demostrado que la fuerza de voluntad es mayor en las mañanas, justo antes de que docenas de otras decisiones consuman tu energía mental. Por eso es importante trabajar en las tareas más importantes primero.

    Completar tus tareas más difíciles primero te ayuda a crear momentum para el resto del día. Y aun si te interrumpen más tarde con reuniones, llamadas o emails; ya habrás progresado en lo más importante de tu trabajo.

    Por suerte, si has seguido esta guía, estas tareas ya estarán organizadas en la parte superior de tu lista diaria de tareas. Simplemente abre tu Todoist en la vista de Hoy cuando empieces a trabajar por la mañana y ocúpate de tu primera tarea importante.

    tasks for today
  • Espera lo inesperado

    No siempre lograrás terminar todas las tareas que esperas completar cada día, y ¡no pasa nada! Está en la naturaleza humana subestimar cuánto tiempo toma hacer las cosas.

    Todoist te permite ser muy flexible y ajustar tus planes sobre la marcha. Al final del día, puedes utilizar la vista de los Próximos 7 días para revisar y marcar como completado todo lo que hayas logrado. También podrás evaluar lo que necesitas reprogramar para el día siguiente o para el resto de la semana.

    Simplemente arrastra y suelta las tareas pendientes de Hoy a Mañana o más adelante en la semana.

    Consejo Todoist:

    Puedes ver una lista de tus tareas completadas en cualquier momento haciendo clic en el icono de reloj en la parte inferior de cualquier lista de proyecto. Si has completado una tarea por error, puedes descompletarla haciendo clic en el visto bueno.

    show completed tasks

Ahora que sabes lo básico de Todoist, ya estás listo/a para organizarte y tomar control de tu trabajo y tu vida.

Si quieres sacar el máximo partido a Todoist, echa un vistazo a estos recursos: